Система «ЗАРПЛАТА ИПМ»
Краткое описание

( The system “Zarplata IPM”
Preprint, Inst. Appl. Math., the Russian Academy of Science)

1. Введение

Работа по созданию системы была начата в конце 1993г.

В это время уже существовал рынок готовых бухгалтерских систем, в том  числе и программ расчета зарплаты. Одну из них ( прообраз 1-С) мы и купили в надежде, что  сможем приспособить ее к нуждам нашей бухгалтерии. Программа заработала, но она оказалась неудобной  для большой организации. Она требовала значительного ручного труда расчетчика, в то время как многие действия могла бы выполнять сама программа. Тогда было решено создать свою программу, учитывая опыт, который мы приобрели, разбираясь с купленной системой. Параллельно с разработкой новой программы происходило следующее: зарплата и все, что с ней связано, считалось по старой программе (автор ее – сотрудник Института Н.В. Коновалов); одновременно с этим считалась зарплата по купленной системе, с тем, чтобы создать Архив (структуру Архива мы решили оставить такой же, как в купленной системе).

В ноябре 1994г. наша система заработала, сотрудники получили зарплату по новым ведомостям. Конечно, она была еще сырой, не все возможности были реализованы, но основные функции она исполняла: можно было вводить надбавки – месячные и разовые (единовременные), премии, считать аванс, зарплату, отпуска. Бывали и ошибки, которые по ходу дела устранялись. Работа усложнялась еще и тем, что в течение нескольких лет система должна была считать доплаты – долги сотрудникам по зарплате и отпускам. Это было вызвано тем, что зарплата номинально индексировалась (увеличивалась), а деньги на это увеличение поступали в Институт с опозданием на несколько месяцев. В связи с этим в систему были включены программы, - сейчас они уже не работают, – которые выдавали ведомости доплат и учитывали суммы доплат в Архиве.

Постепенно добавлялись недостающие элементы: расчет больничных листов, декретных отпусков, увольнений и т.д. В результате система приобрела вид, который будет описан ниже.

2. Основные возможности системы  «Зарплата ИПМ»

В этом разделе описываются возможности системы, связанные с расчетом и выдачей денежных сумм сотрудникам.

   В настоящее время система выполняет следующие функции.

1.     Поддержка Таблицы сотрудников Института. В ней  хранятся основные сведения о сотруднике: ФИО, разряд, оклад, доля ставки, признак наличия степени, даты поступления и увольнения и т.д.

2.     Поддержка Архива, в котором для каждого месяца и каждого сотрудника хранятся начисления, удержания, число проработанных  дней, число отпускных дней и т.д. Архив содержит сведения о 15 последних месяцах.  Эти сведения необходимы для расчета отпусков (из Архива берутся данные за 3 последних месяца), больничных листов (необходимы данные за  12 последних месяцев), а также для других целей, о которых будет идти речь ниже.

3.     Удобный ввод надбавок, отпусков, и т.д. – так называемый «Пакетный ввод» (по просьбе расчетчиков он сделан аналогичным Пакетному вводу старой системы). Он выполняет следующие работы.  

·        Ввод месячных надбавок. Эти надбавки  рассчитываются и выдаются в сумме с зарплатой при операции “расчет зарплаты”.

·       Ввод разовых (единовременных) надбавок, премий, пособий и т.д. Эти надбавки рассчитываются и оформляются в виде ведомости непосредственно при вводе.

·        Ввод отпусков. Очередные и декретные отпуска  рассчитываются и оформляются в виде ведомости непосредственно при вводе. Отпуска без сохранения содержания учитываются при определении числа рабочих дней сотрудника.

·        Ввод больничных листов. Начисления по больничным листам выполняются при расчете зарплаты и выдаются как отдельная графа   в зарплатной ведомости.

·        Ввод увольнений. Начисления, выполняемые при расчете увольнений с учетом компенсации за неиспользованный  отпуск и выходного пособия, оформляются в виде ведомости непосредственно при вводе увольнений.

Все  работы, входящие в Пакетный ввод, выполняются в интерактивном режиме, привычном для расчетчика. Ведется проверка правильности вводимой информации,  в случае ошибки выдается сообщение, например, “ошибка в датах” или “сотрудник уже не работает”.

4.     Расчет аванса. Эта возможность предусмотрена в системе, но в последние годы аванс не считается.

5.     Подготовка к расчету зарплаты для почасовиков. Для каждого почасовика вводится число часов, проработанных в дневное время, в ночное время, в праздничные дни, премии, доплата за сверхурочные часы, совмещение и т.д. На основании этих данных вычисляется сумма, которую сотрудник должен получить в текущем месяце.

6.     Расчет зарплаты для всех сотрудников Института. Поскольку наименования отделов задаются номерами, то для расчета указывается диапазон отделов, начальный номер ведомости и признак –“начало” или “продолжение”. Если сотрудник - почасовик, то в качестве зарплаты берется сумма, определенная при подготовке. Для всех остальных зарплата начисляется с учетом оклада, числа отработанных дней, надбавок – степенных и месячных. Вычисляются удержания: подоходный налог, профсоюзный взнос (с членов профсоюза), алименты. Формируется зарплатные ведомости для отделов и “накопительная ведомость” зарплаты в виде текстовых файлов. Зарплата может пересчитываться несколько раз – полностью или частично, для одного или нескольких отделов. Признак “продолжение” означает, что в накопительную ведомость вносятся изменения, касающиеся только пересчитываемых отделов. Ведомости выдаются на печать после окончательного расчета зарплаты.

7.     Выдача “депонентских карточек”. При вызове программы  “депоненты” на экран выдается запрос: ‘Введите номер ведомости’.  На экран выдается список  сотрудников, упомянутых в этой ведомости, и заработанные ими суммы. Сотрудник, не получивший начисленную сумму, помечается символом ‘+’ в специальной графе. Для всех этих сотрудников выдаются карточки в определенной форме, а также перечень помеченных сотрудников и соответствующих сумм.

8.     Получение “лицевых счетов”. Лицевые счета формируются для каждого сотрудника в процессе всех расчетов. Строка лицевого счета содержит тип расчета (зарплата, отпуск, увольнение), номер ведомости, номер месяца,  число рабочих и больничных дней, начисления, удержания, итог месяца и т.д. На экран можно вывести лицевые счета сотрудника за 12 последних месяцев. При желании можно выдать лицевые счета за один или несколько месяцев на печать или в текстовый файл.

9.     Ввод новых окладов. В случае массового изменения окладов (индексация окладов)  можно вызвать на экран таблицу соответствия разряд – оклад. Новый оклад можно получить или умножением старого на коэффициент, или ввести его значение для соответствующего разряда. По окончании этой работы новые оклады заносятся в Таблицу сотрудников в соответствии с разрядом сотрудника.

10.                  Поддержка календаря. В систему включены календари за текущий год, прошедший и следующий. Календари могут быть выданы на экран в форме, напоминающей обычный календарь. Выходные и праздничные дни отмечены красным цветом. Расчетчик может внести изменения в календарь при объявлении какого-то рабочего дня выходным  или наоборот

11.                   Переход на новый месяц (год). При переходе на новый месяц выполняются  следующие действия:

·        Запись результата расчетов текущего месяца в Архив.

·        Получение календаря на новый месяц.

·        Подсчет по календарю для каждого сотрудника числа рабочих дней следующего месяца с учетом отпусков, больничных и т.д.

·        Удаление устаревших записей в Архиве.

·        Удаление устаревших записей в лицевых счетах.

·        Получение файла доходов сотрудника для выдачи сведений в Налоговую инспекцию (см. раздел 4).

3. Дополнительные возможности системы «Зарплата ИПМ»

В этом разделе описаны возможности системы, связанные с созданием различных форм отчетности бухгалтерии.

1.     Получение общей накопительной ведомости.  

В терминах бухгалтерии она называется “Накопительная ведомость 14”. В эту ведомость система заносит строку при каждой операции, заканчивающейся выдачей ведомости – расчет зарплаты, отпуска, ввод разовых надбавок, увольнений. Строка Накопительной ведомости 14 содержит номер выданной ведомости, тип операции (зрп, отп, раз…), сумму начислений, номер счета, удержания, сумму к выдаче, дату выдачи и т.д. Если вводились разовые надбавки, заносится еще и номер договора и номер приказа.

Создана программа, позволяющая расчетчику выдавать на экран и вносить изменения в Накопительную ведомость 14. На экране эта ведомость изображается в виде таблицы. По столбцам стоят номера ведомостей (или интервал ведомостей в случае расчета зарплаты, когда каждому отделу приписывается следующий по порядку номер ведомости). По строкам – тип операции, сумма начислений, удержаний и т.д.

Различаются восемь видов Накопительной ведомости  в зависимости от типа источника доходов: бюджетная ведомость, внебюджетная ведомость, трудовые соглашения бюджетные, трудовые соглашения  внебюджетные и т.д. Расчетчик может работать с каждым видом ведомости в интерактивном режиме: вносить изменения, удалять строки, суммировать столбцы, выдавать ведомость в текстовый файл или на печать.

Как правило, все виды Накопительной ведомости выдаются на печать перед переходом на следующий месяц. В следующем месяце ведомость получается заново.

2.     Выдача Итоговых лицевых счетов.
В начале года расчетчик выдает для каждого сотрудника Итоговые лицевые счета – наиболее существенную информацию из месячных лицевых счетов прошедшего года. Итоговый лицевой счет представляет собой таблицу из 12 строк (по числу месяцев) и ряда столбцов, в которых стоят число отработанных дней за каждый месяц,  начисления, число больничных дней, начисления по больничному, число отпускных дней и т.д. Лицевые счета выдаются в текстовый файл или сразу на печать.

3.     Выдача информации о надбавках, отпусках, больничных.
В начале года расчетчик может выдать сведения о том, какие надбавки получал сотрудник за прошедший год, какие у него были отпуска и больничные. Эти данные и итоговые Лицевые счета хранятся вместе с карточкой сотрудника в течение длительного времени.

4.     Получение статистических данных о выплаченных разовых надбавках.
В конце расчетного месяца можно получить сведения о разовых надбавках, начисленных по договорам и грантам бухгалтерией Института.  Из файла, где хранится информация о разовых надбавках, выбирается номер договора или гранта и суммируются все надбавки, выданные по этому договору (гранту) за данный месяц. Можно также получить сумму надбавок, относящихся к одному договору  (гранту) и одному приказу.

Выдача имеет вид таблицы:

| сумма | номер договора  | номер приказа  |

    .                   .

    .                   .

Можно также получить информацию за несколько месяцев текущего года. Интервал месяцев задается при обращении к программе.

4. Выдача отчетной информации для Государственной налоговой

инспекции ( ГНИ )

В начале каждого года Институт должен предоставить в ГНИ отчет о доходах и налогах всех сотрудников за прошедший год.  Должны быть указаны паспортные данные, в том числе адрес постоянного местожительства, доходы по месяцам за прошедший год, общая сумма доходов, сумма вычетов, подоходный налог. Все эти данные оформляются в виде текстового файла, структура которого определена ГНИ.  Кроме того, сотруднику, работающему  по совместительству в другой организации, по его запросу, должна быть выдана ‘бумажная’ справка со всеми  упомянутыми  данными.

Для получения этой информации системой используется файл доходов сотрудников, составляемый системой при переходе на следующий месяц или год (см. раздел 3.11). В файле содержатся Для получения этой информации системой используется файл доходов сотрудников, составляемый системой при переходе на следующий месяц или год (см. раздел 3.11). В файле содержатся фамилии, имена, отчества сотрудников, суммарный доход, вычеты, подоходный налог и т. д. Создана специальная программа ‘TAX’ для работы с этим файлом. При обращении к ней файл выдается на экран в виде таблицы. По строкам стоят ФИО сотрудников, по столбцам – требуемые данные: суммарный доход, подоходный налог и пр. Нажатием специальных клавиш можно вызвать в отдельные окна паспортные данные и доходы по месяцам. При необходимости содержимое этих окон можно изменить; при этом изменится информация в файле. Нажатие одной из клавиш   выдает меню: ‘справка’, ‘налоговая карточка’, ‘файл  ГНИ’. Для получения справки нужно отметить знаком ‘+’ в специальной графе тех сотрудников, которым нужна справка, и выбрать пункт меню ‘справка’.  Аналогично поступают для выдачи налоговой карточки.

При выборе третьего пункта меню получается файл для ГНИ. Он располагается в специальной папке, откуда его можно сбросить на дискету для предоставления  в Налоговую инспекцию.

5. Выдача отчетной информации для Пенсионного фонда

Для Пенсионного фонда также нужна информация о каждом сотруднике Института, но структура и содержание этой информации другое. Для каждого сотрудника нужно выдать ‘бумажные’ справки. Справка может быть в двух форматах.

Первый формат предназначен для работающих сотрудников. На одном листе бумаги должна быть информация о десяти сотрудниках.

Второй формат предназначен для сотрудников, находящихся в декретном отпуске или в отпуске “ до 3-х лет”. В справке должна содержаться информация об одном человеке.

Справки собираются в ‘пачки’: не более двадцати справок в одной пачке. Параллельно с получением пачек формируются файлы, каждой пачке соответствует свой файл. Файл имеет текстовый формат, структура его определяется Пенсионным фондом.

6. Работа  системы  «Зарплата ИПМ»

Как уже говорилось, Зарплата начала создаваться в 1993 году в расчете на  DOS. Основная часть программ была реализована в системе CLIPPER. Остальные (выдача депонентов, получение информации для Налоговой инспекции и Пенсионного фонда) – в системе FOXPRO. В настоящее время на компьютере установлен Windows 98, а программы выполняются в режиме эмуляции.

Работа Зарплаты начинается с вызова головного меню (нажатие F2 в системной программе  FAR). Общий вид  меню приведен на рис.1. Выбор одной из строк головного меню приводит к вызову соответствующей программы.

Рис. 1

Если курсор поставить на строку “Пакетный ввод”, то нажатие клавиши “Enter” приведет к  выдаче на экран меню Пакетного ввода (см. рис 2).

Рис. 2

Выбор строки меню приведет к выдаче таблицы, используемой для требуемой работы. На рис.3 изображена таблица (точнее, часть таблицы, т.к. полная таблица не помещается на рисунке), предназначенная для ввода надбавок.

Аналогично, при выборе других строк, например, “Ввод отпусков” или “Ввод увольнений” будут выданы таблицы, приспособленные для  этих работ.

Рис. 3

Вторая строка главного меню означает работу с Таблицей сотрудников Института. На рис. 4  и 5 можно увидеть часть этой таблицы.

Рис. 4

Рис. 5

Так же, как и в Пакетном вводе, реальная таблица содержит больше граф, чем представлено на рисунках. Сотруднику отводится одна строка Таблицы сотрудников. В ней содержатся фамилия, имя, отчество, должность, доля ставки, разряд, оклад, даты поступления и увольнения, сведения об алиментах и т.д. В верхней части рисунков изображено выпадающее меню. Выбор  соответствующего пункта меню (на рис.4 это “данные расчета”) приводит к выдаче подменю этого пункта.

На рисунках 6 – 9 представлены еще некоторые экранные формы, кото-

рые использует расчетчик при своей работе.

Рис. 6

Рис.7

Рис. 8

Рис. 9

7. Заключение

Все описанные выше возможности системы были реализованы до 2005   года.  В 2005 году по просьбе пользователей включено следующее .

·        Выдача списка договоров гражданско-правового характера.

·        Учет этих договоров в Накопительной ведомости 14.

·        Получение сумм столбцов для каждой страницы при выдаче Накопительной ведомости 14 на принтер.

·        Получение  нарастающих  итогов  в  Накопительной  ведомости 14 (сумм по каждому из столбцов с начала года). Эти суммы,  а также итоговые  суммы  за  месяц  можно увидеть и  на экране, и  в конце

печати.

·        Изменение системы в разделе вычисления больничных листов: вычисление цены больничного дня по 12 предыдущим месяцам.

Разработчики системы приносят свою сердечную благодарность коллективу сотрудников бухгалтерии ИПМ за постоянную помощь и благожелательное отношение к нашей работе.