Инфраструктура подготовки и публикации препринтов ИПМ им. М.В. Келдыша

Введение

В работе подробно рассмотрим все этапы подготовки научной публикации к изданию. Для сравнения и оценки используемых технологических процессов мы проанализировали наиболее популярные отечественные и зарубежные издательские системы, обзор которых представлен далее. Сделана попытка наглядно показать, как между собой взаимодействуют все участники редакционно-издательского процесса, на каких этапах этого процесса можно повысить эффективность и надежность такого взаимодействия.

Редакционно-издательская система (РИС) — это комплекс аппаратных и программных средств, предназначенный для подготовки онлайновых и печатных изданий к выпуску. Она объединяет инструменты для обработки текста, графики, макетов страниц и позволяет автоматизировать процессы редактирования, дизайна и печати материалов.

Понимание всех этапов подготовки и публикации научных результатов крайне полезно для авторов. Прежде всего это сказывается на повышении качества публикаций: знание особенностей каждого этапа помогает автору лучше подготовить материал, избежать распространенных ошибок и создать публикацию высокого уровня. Кроме того, понимание автором редакционного и издательского процессов отражается на оптимизации временных затрат. Например, зная сроки рассмотрения статей в редакции, можно заранее планировать проведение исследований и написание научных материалов. При знании всех шагов и критериев оценки публикаций авторы смогут заблаговременно устранить возможные недостатки и обеспечить полное соответствие требованиям журналов и конференций. Это снижает вероятность отказа редакции или возврата материала на доработку.

Автор, осведомленный о внутренних процессах издания или издательства, сможет более эффективно взаимодействовать с редакторами и издателями, что повысит продуктивность сотрудничества и обеспечит быструю публикацию качественных результатов.

Следует также отметить, что глубокое понимание всех этапов подготовки и публикации научных результатов является важным аспектом успешной работы администрации научного учреждения.

Внимание к потребностям редакционно-издательской группы в ресурсах и материалах на каждом этапе позволит администрации правильно организовывать работу и своевременно выделять необходимые ресурсы - средства и оборудование. Это повысит общую производительность организации и снизит риск задержек в выполнении проектов.

Понимание всех этапов подготовки и выпуска научных публикаций поможет администрации следить за соблюдением академических стандартов, регулирующих исследовательскую деятельность. Таким образом, администрация способна контролировать процесс реализации исследований и предотвращать нарушения профессиональной этики и законодательства.

Администрация, осознавая значимость научных публикаций, может активно стимулировать развитие исследований внутри своей структуры, увеличивая конкурентоспособность среди аналогичных организаций, может устанавливать четкие критерии оценки эффективности работы научных сотрудников и внедрять систему мониторинга и поддержки исследований. Контроль качества публикаций позволяет выявить слабые места и принять меры по их устранению.

Наконец, понимание всех этапов подготовки и публикации научных результатов сотрудниками редакционно-издательской группы существенно влияет на качество итогового продукта, профессионализм коллектива, сокращение числа отказов и организацию рабочего процесса. Это создает условия для устойчивого роста конкурентоспособности издания на рынке научной периодики.

Сотрудники редакционно-издательской группы играют ключевую роль в процессе подготовки и публикации научных результатов. Для успешного выполнения своих обязанностей и повышения качества конечного продукта каждому сотруднику важно глубоко понимать все этапы этого процесса. Умение ориентироваться в этапах публикации делает сотрудников ответственнее и внимательнее к деталям. Например, редактор обязан убедиться, что работа соответствует принятым стандартам, соблюдены правила цитирования и отсутствуют плагиат или искажение данных.

Четкое представление о требованиях к статьям и процедурах прохождения статей через редакционный цикл помогает минимизировать количество возвратов материалов на доработку или отказов в публикации. Это экономит время и усилия как авторов, так и самой редакции.

Знание всего цикла подготовки позволяет членам редакционной команды совершенствовать внутренние процедуры, устранять проблемы и повышать общую эффективность работы редакции. Сотрудники получают возможность вносить предложения по оптимизации рабочих процессов и развитию технических возможностей.

Краткий обзор существующих редакционно-издательских систем в России и за рубежом

Мы проанализировали наиболее популярные зарубежные и отечественные редакционно-издательские системы и выбрали для данного обзора те, с которыми достаточно часто сталкиваются в своей работе сотрудники нашего института или в которых используются интересные технологические решения.

Китайско-швейцарское издательство MDPI (Multidisciplinary Digital Publishing Institute) [1] выпускает 460 рецензируемых научных журналов и 9 сборников научных конференций. В настоящее время MDPI играет важную роль в продвижении открытости и доступности научных исследований, предлагая эффективный механизм быстрого распространения новых идей и открытий. Его инфраструктурные разработки и приложения часто находятся на передовой инноваций в области цифровой публикации.

Примером таких разработок является JAMS (Journal and Article Management System) [2] — специализированная информационная система, предназначенная для управления процессом подготовки и публикации научных статей и журналов. Этот инструмент разработан специально для редакционных коллективов, издателей и авторов, позволяя эффективно координировать различные аспекты производственного цикла научных публикаций.

JAMS является настраиваемым комплексным веб-программным обеспечением, которое объединяет все этапы подготовки и публикации журналов:

• редакционный процесс;
• производство и публикация;
• выставление счетов на оплату журнальных и/или других расходов;
• сайт журнала и взаимодействие с пользователями.

Система JAMS предлагает полную автоматизацию основных этапов подготовки и публикации статей, начиная от приема рукописи и заканчивая размещением готового номера журнала. Это облегчает нагрузку на редакторов и ускоряет процесс выпуска журналов. Платформа предоставляет удобный интерфейс для загрузки и хранения статей, рисунков, таблиц и других сопутствующих материалов. Пользователи могут легко находить нужные файлы и просматривать статус каждой статьи.

JAMS позволяет назначать редакторов и рецензентов, собирать отзывы и формировать заключения по статье. Рецензенты могут загружать комментарии прямо в систему, облегчая коммуникацию между автором, редактором и рецензентами.

После завершения процесса рецензирования и утверждения статьи JAMS помогает собрать номер журнала, создать готовый документ для печати или онлайн-размещения.

Каждый этап работы с материалами фиксируется системой, позволяя пользователям видеть историю изменения статуса статьи и избегать конфликтов версий.

В JAMS интегрированы инструменты поддержки регистрации и индексации метаданных, помогая исследователям продвигать свои работы и обеспечивать доступность статей в поисковых системах и электронных библиотеках.

Следующим заинтересовавшим нас примером реализации взаимодействия авторов, редакторов и издателей является редакционно-издательская система Pleiades Publishing. Издательская группа Pleiades Publishing [3] публикует ежегодно свыше 20 000 статей в более чем 180 англоязычных журналах, зарегистрированных в США и проиндексированных в международных базах данных – Web of Science и Scopus.

Редакционно-издательская система компании предназначена для автоматизации процессов подготовки и публикации научных журналов и отдельных статей. Она оптимизирует взаимодействие между авторами, сотрудниками редакций, членами редколлегий, рецензентами, предоставляя современные инструменты управления научным контентом, включая личные кабинеты пользователей, инструменты рецензирования, автоматизированный обмен материалами, проверку на плагиат и др. Материалы статей из РИС передаются в производственную систему издателя, откуда в дальнейшем поступают информация по срокам прохождения статей и рабочие файлы на согласование.

Функциональные подразделы системы:

• Рабочий процесс: предоставляет полный цикл управления всеми стадиями подготовки журнала — от первоначального поступления рукописи до её размещения в публичном доступе.
• Пользовательские роли: включает разные уровни доступа для авторов, редакторов, рецензентов и администраторов, обеспечивающие прозрачный и контролируемый рабочий процесс.
• Перевод и локализация: позволяет осуществлять качественный перевод научных статей с русского на английский язык, сохраняя точность терминологии и стиля.
• Проверка качества: имеет встроенный модуль для автоматического анализа качества статьи, включающий проверку оригинальности, правописания и соответствия правилам формата.
• Обратная связь: возможность комментирования и обсуждения статей, позволяющая авторам получать конструктивные замечания от редакторов и рецензентов.
• Метрики производительности: отслеживание статистики просмотров, скачиваний и цитирований статей, что помогает оценить влияние публикаций и рейтинг журналов.
• Архивация и хранение: Предусматривает долгосрочное архивирование всех материалов, защищенное резервными копиями и поддержкой безопасности данных.

Еще один интересный с нашей точки зрения подход к реализации редакционно-издательского процесса – это РИС Editorium — отечественная научно-издательская система [4], разработанная российской компанией ООО "ЭДИТОРУМ" специально для автоматизации процессов подготовки и выпуска научных изданий. Она представляет собой облачное решение (SaaS – Software as a Service – модель предоставления программного обеспечения, при которой доступ к приложениям осуществляется через интернет по подписке, без необходимости их установки и обслуживания на устройстве пользователя), позволяющее организовать полный цикл работы над статьями, включая подачу заявок, подготовку публикаций, организацию рецензирования, взаимодействие с авторами и распространение итоговых продуктов.

Данный сервис не вмешивается в работу научных редакций, но предоставляет полное техническое сопровождение и консультирование, охватывая весь жизненный цикл статьи или другого вида научного произведения — от первоначальной подачи материала до его публикации. Система позволяет обрабатывать тексты, иллюстрации, таблицы и формулы, обеспечивая многоязычную поддержку и соответствие различным техническим требованиям изданий.

В завершение представленного обзора нам следует упомянуть Ridero [5] — популярную российскую электронную издательскую платформу, запущенную в январе 2014 года и предназначенную для независимых авторов, предоставляющую возможность быстро и свободно превращать собственные рукописи в полноценные электронные и бумажные книги.

Главная цель Ridero — сделать процесс публикации доступной возможностью для любого писателя независимо от бюджета и опыта. Аудитория сервиса разнообразна: начинающие писатели, независимые авторы, блогеры, журналисты, фотографы и художники, желающие представить свои творения широкой публике. В 2024 году издательский сервис Ridero выпустил 14 657 новых книг.

Следует отметить следующие особенности редакционно-издательской системы Ridero:

• Удобный интерфейс — система Ridero отличается простым и интуитивно понятным интерфейсом, позволяющим авторам самостоятельно готовить книгу к изданию, выбирать дизайн обложки, настраивать параметры внутренней верстки и многое другое.
• Многоформатность — книга, созданная с помощью Ridero, доступна сразу в нескольких форматах: бумажная книга (hardcover и softcover), аудиокнига и электронная версия (PDF, ePub, MOBI).
• Инструменты верстки — сервис оснащен простыми средствами верстки, позволяющими оперативно преобразовать рукопись в профессионально выглядящую книгу. Есть возможность выбрать готовые дизайны обложек или заказать индивидуальный дизайн.
• Маркетинговая поддержка — Ridero предоставляет своим клиентам помощь в раскрутке книги: продвижение в социальных сетях, консультации по маркетинговым акциям, рекомендации по продажам.
• Распространение книг — готовая книга распространяется через крупнейшие книжные магазины мира (Amazon, Ozon, ЛитРес и др.). Автор сам выбирает цену и получает процент от каждой проданной копии.
• Оплата авторских гонораров — компания выплачивает гонорары авторам ежемесячно, что позволяет получать стабильный доход от продаж книг.

Мы сознательно не стали включать в обзор продукты и проекты РЦНИ (Российский центр научной информации), так как реального опыта работы с ними пока очень мало.

Основной целью данного обзора было показать, из каких этапов состоит процесс подготовки и публикации научных материалов, чтобы можно было сравнить наши подходы, используемые при публикации препринтов ИПМ, с наиболее популярными отечественными и зарубежными редакционно-издательскими системами.

Подготовительный этап

Подготовительный процесс не входит в классическую схему редакционно- издательской системы, однако является для нас очень важным этапом. В него входит создание комплекта инструкций и шаблонов, позволяющих автору подготовить необходимые для публикации препринта материалы. Чем-то это похоже на работу в системе подготовки публикации в Ridero.

Вместе с тем дальнейшее прохождение препринта предполагает вполне определенные редакционные действия, которые подробно описаны в следующих разделах.

На сайте ИПМ (рис. 1) размещена инструкция по подготовке препринта [6], а также описана история этого издания, технические и технологические вопросы подготовки и выпуска отдельных номеров [7].

Автору рекомендуется следовать вполне определенному образцу (шаблону), подготовить заявку на выпуск препринта и экспертное заключение. Для соавторов, не являющихся сотрудниками ИПМ, должно быть представлено письмо-согласие на официальном бланке соответствующей внешней организации.

Заявка на издание препринта играет важную роль во взаимодействии автора и редакции (издательства). Все издательства заключают с авторами договоры на передачу прав на опубликование материалов. Заявка на издание препринта – это договор-оферта с автором [8].

Следует отметить, что научное издание "Препринты ИПМ им. М.В. Келдыша" является рецензируемым [9]. Для издания препринта необходима рецензия с заключением о соответствии содержания и оформления препринта требованиям научного издания. Рецензию пишет руководитель отдела, где работает один из авторов препринта, или иное официальное лицо, уполномоченное на совершение данного действия. К последующему рецензированию препринта могут привлекаться ведущие специалисты по соответствующему научному направлению из числа сотрудников Института и других научных организаций.

Рецензия размещается в заявке на выпуск препринта. Заявка вместе с экспертным заключением и самим препринтом направляется автором в редакцию Препринтов ИПМ.

Редакционный процесс

Подготовив комплект документов (препринт, заявку на издание, экспертное заключение), автор направляет его в редакцию Препринтов ИПМ – электронную версию по электронной почте (preprints@keldysh.ru), «бумажную» версию передает в редакцию через канцелярию Института (схема редакционного процесса представлена на рис. 2).

Редакция осуществляет предварительный анализ поступивших материалов на соответствие Положению о Препринтах ИПМ. В случае каких-либо нарушений Положения автору высылается соответствующее уведомление. Если нарушений нет, то поступившие материалы рассылаются по электронной почте членам редакционной коллегии. Любые замечания членов редакционной коллеги направляются автору, чтобы он внес исправления или как-то аргументировал свою позицию по возникшему вопросу.

На следующем этапе авторские материалы направляются корректору. Корректор вносит в текст свои рекомендации в части орфографии, пунктуации, исправления стилистических ошибок и направляет файл с предложенными правками автору и в редакцию.

Автор может принять предложенные корректором исправления или отказаться от каких-то вариантов, если это не согласуется с семантикой конкретной предметной области. Скорректированный вариант автор отсылает в редакцию, и он «попадает на стол» редактору.

Редактор при необходимости вносит редакторскую правку, связанную с оформлением материала, и направляет оригинал-макет препринта издателю для изготовления сигнального экземпляра. На этом этапе схема редакторского процесса пересекается со схемой издательского процесса, о котором будет рассказано в следующем разделе.

Для изготовления сигнального экземпляра оформляется обложка препринта, куда вносится вся необходимая информация о препринте, авторах, издании и издательстве (об этом подробно в следующем разделе).

Отпечатанный сигнальный экземпляр препринта брошюруется на буклетмейкере и передается автору через канцелярию. Электронный экземпляр оригинал-макета препринта пересылается автору по электронной почте.

Если автор полностью удовлетворен сигнальным экземпляром, то подписывает его и возвращает в канцелярию, извещая об этом редакцию электронным письмом.

Если обнаруживаются какие-то неточности, то автор вносит в файле оригинал-макета необходимую правку и направляет его в редакцию для дополнительного согласования с редактором. В зависимости от объема внесенных изменений редактор принимает решение о возможности выпуска тиража или необходимости дополнительной итерации по изготовлению сигнального экземпляра.

Издательский процесс

Как было отмечено в предыдущем разделе, издательский процесс частично пересекается с редакторским процессом на этапе изготовления сигнального экземпляра.

Для изготовления сигнального экземпляра оформляется обложка препринта. На титульной стороне – авторы и название препринта. Контртитул (противоположная лицевой стороне титула страница) содержит информацию об издании (Препринтах ИПМ) и состав редакционной коллегии. На правой стороне разворота обложки препринта размещаются данные об авторах (ФИО, адрес электронной почты, аффилиация), выходные данные препринта, данные издательства. Задняя обложка (Back Cover) – страница, которая вместе с титульным листом образует лицевой разворот. На ней размещается QR-код, позволяющий легко найти текст данного препринта в интернете.

После согласования с автором сигнального экземпляра препринту присваивается номер, который указывается на титульной стороне обложки и в выходных данных препринта. В соответствии с номером препринта на задней обложке размещается QR-код (URL-адрес препринта в электронной библиотеке [10]).

Следующий этап – выпуск тиража. Тираж препринта состоит из 16 обязательных экземпляров, передаваемых в Российскую книжную палату (РКП) [11] (для англоязычных препринтов – 4 обязательных экземпляра), и авторских экземпляров, желательное количество которых указано в заявке на издание препринта. Авторские экземпляры передаются автору через канцелярию Института.

Отчет о выпущенных тиражах препринтов направляется в бухгалтерию для подготовки документов, связанных с передачей обязательных экземпляров в РКН, – товарной накладной и извещения о передаче обязательных экземпляров (приложение 1).

Размещение препринта и его метаданных в онлайновой библиотеке ИПМ

Следующий этап – размещение препринта и его метаданных в библиотечной системе ИПМ и экспорт метаданных препринта во внешние системы.

Библиотечная система ИПМ, разработанная в нашем Институте в начале 2000-х годов, состоит из двух веб-приложений: автоматизированного рабочего места администратора (АРМ администратора) и публичного сайта электронной библиотеки.

Администратор получает по электронной почте заявку на издание препринта, его полный текст в формате DOC или PDF, а также EDN (eLIBRARY Document Number — уникальный код, который присваивается всем документам на платформе eLIBRARY.RU) препринта.

Далее администратор в административной системе заполняет карточку препринта данными из заявки на издание препринта (иллюстрации в приложении 2). Основные поля карточки – год издания, номер препринта, предметная рубрика, язык публикации, количество страниц, название, аннотация, ключевые слова, авторы, URL публикации, EDN, а также поля «Текст рецензии» на публикацию и «ФИО рецензента», «УДК», «Грант», «публикации по материалам препринта», «ссылки на видеоролик». Публичный сайт библиотеки ИПМ поддерживает двуязычие, поэтому в карточке публикаций все основные поля дублируются на английском языке.

При заполнении поля «Авторы» различается ввод авторов из ИПМ и авторов из других организаций. Ввод авторов из ИПМ выполняется на основе справочника, который хранится в отдельной таблице БД. В справочнике представлены Ф.И.О. автора на русском и английском языках и персональные данные сотрудника, такие как E-mail, телефоны, SPIN, ORCID и т.д. Администратор должен предварительно занести в справочник данные автора из ИПМ, если этот автор в справочнике не был представлен.

Заполненные администратором основные поля карточки препринта отображаются в дальнейшем на публичном сайте электронной библиотеки ИПМ и будут доступны посетителю этого сайта в виде информации о публикации.

Для передачи во внешние системы администратор для каждого препринта вводит в отдельную форму регистрации список цитируемой литературы. Список литературы хранится при публикации в отдельной таблице БД. При вводе списка литературы администратор выполняет некоторое форматирование списка литературы в соответствии с требованиями внешних систем (каждая библиографическая ссылка должна занимать одну строчку, комплексные ссылки должны разделяться определенным знаком). Кроме того, администратор вставляет ссылку на текст препринта ИПМ, если авторы эту ссылку не указали.

Администратор с помощью программных средств системы генерирует нулевую страницу препринта по данным из введенной карточки препринта. Нулевая страница содержит метаданные препринта и гиперссылки на головную страницу сайта ИПМ и разделы онлайновой библиотеки. Фамилии авторов из ИПМ также оформлены в виде гиперссылок, которые приводят на страницу с контактной информацией и списком публикаций данного автора. Кроме того, на нулевой странице размещена рекомендуемая форма библиографической ссылки на данный препринт.

Если текст препринта был передан в виде doc-файла, администратор выполняет его перевод в PDF-формат.

Нулевая страница и PDF-файл с текстом препринта объединяются в один файл. В свойства этого файла администратор вводит метаатрибуты – название, Ф.И.О. авторов и ключевые слова препринта. Наличие в публикации метаатрибутов обеспечивает корректный результат ее индексирования и последующего нахождения поисковыми системами.

Метаданные препринтов экспортируются во внешние системы, в частности, они должны быть размещены в Научной электронной библиотеке eLibrary.ru [12]. Для подготовки метаданных eLibrary.ru предлагает использовать свой онлайн-инструмент XML-разметки. Для минимизации ручного труда в нашем отделе была разработана утилита автогенерации требуемого XML на основе данных препринта, введенных в БД электронной библиотеки ИПМ [13].

Администратор запускает утилиту – и получает XML для eLibrary.ru.

Чтобы передать сгенерированный XML в eLibrary.ru, администратор заходит в Систему подготовки научных изданий eLibrary.ru и выполняет загрузку XML для каждого препринта.

Ранее метаданные препринтов экспортировались также в систему Crossref для получения DOI. С введением санкций ИПМ лишился возможности размещать метаданные в Crossref. В качестве замены DOI нами используется EDN.

В завершение данного этапа администратор по электронной почте сообщает редакции и автору о размещении препринта на публичном сайте электронной библиотеки ИПМ.

Заключение

В данной работе были показаны основные, наиболее важные на наш взгляд, этапы редакционного и издательского процессов при публикации научных статей.

Там, где это возможно, мы постарались автоматизировать процесс публикации. Прежде всего это генерация файла метаданных в формате XML, подробно описанная в предыдущем разделе. Еще один пример автоматизации – конвертация из формата Word в формат HTML, чему посвящены отдельные публикации [14, 15].